Règlement intérieur de l’association GTFK
Validé le vendredi 14 janvier 2011
Article 1 : Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de la date de création de l’association et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou remplacé par une nouvelle version sur décision du Conseil d’Administration de l’association.
Article 2 : Champs d’application du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’association sans exception.
Article 3 : Procédure d’adhésion
3.1 - Demande
Chaque candidat adhérent désirant rejoindre l’association GTFK en qualité de membre actif doit envoyer au siège social de l’association une lettre présentant les raisons motivant l’adhésion (qu’elles concernent par exemple les services que l’association GTFK pourrait apporter au membre, ou vice-versa, les services et talents que le membre pourrait apporter à l’association). Cette lettre devra être expressément adressée au Président de l’association, et elle comportera de préférence les coordonnées complètes du candidat à l’adhésion.
Il n’est pas nécessaire d’adresser directement le paiement du droit d’entrée et de la cotisation pour l’année (l’exercice) en cours avec cette lettre de demande d’adhésion.
3.2 – Ratification de la demande
Comme défini dans les statuts de l’association GTFK, le Conseil d’Administration statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d’adhésion. L’adhésion d’un nouveau membre doit être ratifiée par un vote, dont la condition sine qua non est l’unanimité.
Si l’un des membres du Conseil d’Administration n’est pas d’accord avec l’adhésion d’un membre, il est néanmoins tenu de motiver sa décision, afin que le Conseil d’Administration puisse expliciter son refus au candidat à l’adhésion, par lettre ; le candidat à l’adhésion refusé pourra reformuler une nouvelle demande d’adhésion dans un délai minimum de 3 (TROIS) mois. Dans le cadre d’un parrainage, une lettre est également envoyée au parrain pour expliciter le refus.
Le Conseil d’Administration a aussi la possibilité de reporter sa décision à une date ultérieure s’il considère que les raisons motivant l’adhésion ne sont pas assez claires, auquel cas il est libre de demander des précisions au candidat à l’adhésion.
Dans le cas d’un vote à l’unanimité du Conseil d’Administration en faveur de l’adhésion d’un membre actif, ledit membre est prévenu de la décision du Conseil d’Administration par lettre et par mail. Il est alors tenu, dans un délai de 5 (CINQ) semaines à compter de la réception de la décision du Conseil d’Administration, d’adresser au siège social de l’association un règlement par chèque à l’ordre de l’association GTFK, ou par tous moyens de paiement rendus disponibles par l’association, et précisés sur son site officiel. Le défaut de paiement dans le délai imparti invaliderait l’adhésion du membre.
3.3 – Adhésion
L’adhésion sera considérée comme effective à réception du règlement dans le délai imparti, dès réception par le membre de la décision du Conseil d’Administration.
Article 4 : Obligation des membres
4.1 - Coordonnées
Qu’ils soient actifs ou d’honneur, les membres sont tenus de transmettre leurs coordonnées postales, téléphoniques et mail à l’association (par voie postale, avec leur lettre de motivation, ou par mail, à l’adresse gtfk@hotmail.fr). Les membres doivent donner leur nom et prénom pour l’adresse postale, mais peuvent aussi préciser un pseudonyme, notamment s’ils souhaitent conserver l’anonymat, ou utiliser le nom sous lequel une communauté donnée les identifiera plus facilement (dans les comptes-rendus d’AG par exemple). Chaque membre devra préciser dans les plus brefs délais s’il souhaite conserver l’anonymat.
A noter que les coordonnées d’un membre restent connues seulement du Conseil d’Administration ; ce dernier est évidemment tenu de respecter la vie privée de ses membres et d’avoir leur accord (ponctuel ou permanent) avant de divulguer leurs coordonnées à des membres ou personnes extérieures à l’association qui désireraient profiter de leurs conseils ou savoir-faire.
Ainsi le membre devra-t-il aussi préciser dans les plus brefs délais s’il donne son accord permanent pour la divulgation de son adresse mail ou téléphone dans le cadre d’une demande de conseils, ou s’il préfère être prévenu à chaque fois pour décider lui-même s’il autorise la divulgation desdites coordonnées.
Les membres de l’association sont aussi tenus de lui signaler le moindre changement de coordonnées, afin de faciliter le travail du Bureau. Bien entendu, les coordonnées doivent être valides.
4.2 - Cotisations
Les membres d’honneurs n’ont pas à payer de droit d’entrée ni de cotisation.
Les membres actifs sont tenus de payer un droit d’entrée de 4 euros, ainsi qu’une cotisation annuelle de 4 euros, à adresser par chèque à l’ordre de l’association GTFK, ou par tous moyens de paiement rendus disponibles par l’association, et précisés sur son site officiel. La cotisation annuelle devra être payée, chaque année, dans les trois premiers mois de l’année (à l’exception du premier paiement, qui intervient à l’adhésion du membre).
Si, à compter du 1er avril de chaque année, un membre n’avait pas payé sa cotisation, il en serait notifié par le Trésorier de l’association par lettre recommandée, et serait tenu de régler ladite cotisation dans un délai de 4 (QUATRE) semaines à compter de la réception de la notification, sous peine, conformément aux statuts, de se retrouver en défaut de paiement, et donc, passible d’exclusion de l’association. Il n’y a pas de rappel, le recommandé faisant foi.
4.3 – Obligations morales
4.3.1 Rappel des Statuts
Sera considéré comme motif grave, passible d’exclusion, toutes les actions d’un membre au sein de l’association qui seraient contraires à l’esprit véhiculé par l’association GTFK ; il sera ici utile de rappeler l’objet de ladite association :
1 – Créer, développer et apporter son aide à des projets touchant à l’illustration, au jeu (de plateau, de figurine, de cartes, … etc), aux domaines artistiques et du design (graphisme, objet, espace, web… etc).
2 – Promouvoir la création artistique sous toutes ses formes, la « sous-culture » et la culture libre.
4.3.2 Motifs graves et Rappels à l’ordre
Notamment, les propos et actions xénophobes de toutes sortes, les conflits d’intérêts et l’implication d’un membre dans des affaires graves relevant du droit pénal peuvent constituer un motif grave selon la libre appréciation du Conseil d’Administration.
Dans une moindre mesure, les membres sont invités, dans la perspective artistique et culturelle de l’association, à faire preuve d’ouverture d’esprit ; en d’autres termes, les postures critiques haineuses et gratuites peuvent faire l’objet d’un rappel à l’ordre du Président adressé au membre fautif. Trois rappels à l’ordre successifs dans un délai de moins de 2 (DEUX) ans peuvent constituer un motif grave. Il ne s’agit pas ici de brider l’esprit critique (une critique négative peut être motivée et correctement argumentée), mais de lutter contre les postures élitistes et renfermées qui nuisent, justement, à l’ouverture et la libre accessibilité de la culture à tous, second but de l’association.
Malgré la question épineuse de l’accessibilité aux médias et à la culture, la promotion des techniques illégales d’accession aux médias dans le cadre des activités de l’association ne pourra être tolérée ; l’accent, comme le précise les statuts, sera justement mis sur la culture libre et les moyens légaux d’accéder à la culture. Faire la promotion de moyens illégaux d’accession aux médias dans le cadre des activités de l’association, pour des raisons évidentes qui mettraient en danger l’association, pourra faire l’objet d’un rappel à l’ordre.
4.3.3 Principe d’égalité et de laïcité ; posture politique
Aucun membre ni futur membre ne devra être jugé sur son sexe, son apparence, sa nationalité ou ses goûts ; pas plus que son appartenance à tel ou tel groupe religieux ou politique, du moment que ce dernier caractère n’entre pas en conflit avec le point 4.3.2 (exemple : cas d’appartenance à un groupe politique possédant une idéologie haineuse, la promotion de celle-ci au sein de l’association constituant un motif grave).
L’association GTFK est par définition laïque : au travers de ses créations et ses actions, elle n’a pas pour visée de promouvoir telle ou telle posture face à la religion, et se doit de respecter les opinions et pensées de chacun dans les limites définies dans les points précédents. Par exemple, une création artistique, au sein de l’association, qui porterait l’empreinte d’une religion particulière n’a pas à être remise en question par l’association, sauf dans le cas où ladite création tiendrait du prosélytisme ou entrerait en conflit avec le point 4.3.2, ce à la libre appréciation du Conseil d’Administration.
De par ses objectifs, l’association GTFK pourrait être amenée à soutenir des actions qui seraient liées à telle ou telle posture politique (par exemple, la défense de la culture libre, connotée politiquement) ; néanmoins, l’association GTFK est officiellement apolitique : elle défend des postures par rapport à la culture, pas des postures politiques. En des termes plus colorés, dans sa lutte pour promouvoir la création artistique sous toutes ses formes, la « sous-culture » et la culture libre, l’association GTFK pourra être amenée à condamner ou acclamer toute action politique de quelque bord que ce soit, sans que cela ne définisse pour l’association une identité politique. Libre ensuite aux gens extérieurs à l’association d’y voir ou non un engagement politique.
Article 5 : Accession au Conseil d’Administration
Par défaut, le Conseil d’Administration est composé des 4 (QUATRE) membres fondateurs. Cependant, conformément aux statuts, le Conseil d’Administration peut compter jusqu’à 8 (HUIT) membres. Tout membre actif désireux d’entrer au Conseil d’Administration devra lui adresser (via le siège social de l’association), par lettre recommandée, une demande d’accession dûment motivée, sur la validité de laquelle statuera le Conseil d’Administration, par vote dont la condition sine qua non est l’unanimité.
Si le Conseil d’Administration valide la demande du membre, celle-ci est alors proposée au vote en Assemblée Générale comme le stipulent les statuts.
On notera que les membres du Conseil d’Administration, qui ont validé la candidature du membre, doivent rester neutres lorsque le candidat défendra sa candidature devant l’Assemblée Générale. Chaque membre votera ainsi sans influence autre que les arguments du candidat et le caractère valide de sa candidature. Ainsi, le Conseil d’Administration, même s’il a validé la demande d’un membre, n’a pas pour rôle de défendre sa candidature autrement que par le vote, et devra se plier au vote de l’Assemblée Générale qui statue en dernier lieu sur l’accession du membre au Conseil d’Administration.
Les membres d’honneurs, puisqu’ils n’ont pas droit de vote aux AG, doivent d’abord devenir membre actifs – c'est-à-dire, faire une demande au Président de l’association pour changer de statut – et être officiellement enregistrés comme membres actifs avant de pouvoir prétendre à une place au sein du Conseil d’Administration.
Article 6 : Le Bureau
6.1 Rôles des membres du Bureau
Les rôles se répartissent en principe de la façon suivante :
Le Président : représente l’association et, outre ses fonctions statutaires, doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’association.
Le Vice-Président : agissant en coordination étroite avec le Président assure le même type de tâches.
Le Secrétaire : assure les formalités relatives à la rédaction des procès-verbaux et à la tenue des registres.
Le Trésorier : assure toutes les tâches en rapport avec les aspects financiers de l’association et prépare tous justificatifs des dépenses qui pourraient lui être réclamés non seulement en vertu de la loi ou des statuts mais également par tous membres qui en feraient la demande expresse.
Cette répartition des tâches entre les membres du Bureau n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.
6.2 Renouvellement du Bureau
Constitué des membres fondateurs, le Bureau se confond, à la création de l’association, avec le Conseil d’Administration.
Un membre du Bureau peut choisir librement de se désister, par lettre recommandée adressée au Président, auquel cas son remplacement sera organisé par le Conseil d’Administration.
Les membres actifs désirant intégrer le Bureau doivent faire avant tout partie du Conseil d’Administration (voir article 5 et Statuts).
Tous les 3 (TROIS) ans (à compter de la date de la création de l’association, soit, officiellement, le 02 octobre 2010), l’intégralité du Bureau est renouvelée (y compris s’il se compose de membres arrivés en milieu de mandat, en remplacement d’un autre membre du Bureau) sur réunion du Conseil d’Administration, à la majorité absolue des membres présents ; on notera que les membres fondateurs peuvent se représenter indéfiniment au même poste ou à un poste différent, au contraire des membres du Conseil d’Administration non-fondateurs qui, s’ils ont été élus à un poste du Bureau, ne peuvent se représenter au même poste qu’une seule fois.
Article 7 : Frais et Dépenses
Sauf mission particulière précise d’un ou plusieurs de ses membres expressément décidée par le Bureau, il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.
Les dépenses engagées par les membres du Bureau pour le fonctionnement administratif de l’association, courriers, photocopies sont remboursées par l’association, sous réserve de la présentation d’une facture ou d’un justificatif.
Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.
Article 8 : Tenue des Registres et Fichiers, Correspondances
8.1 - Archivage
Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés et archivés par le Secrétaire et le Président.
La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le Trésorier et le Président.
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année.
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année.
Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétaire et le Président, diffusé au Conseil d’Administration.
8.2 - Correspondances
Le Président, le Vice-Président, le Secrétaire et le Trésorier sont autorisés à signer seuls la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts mais correspond aux tâches définies par le règlement intérieur.
La lecture du courrier privé est seulement réservée aux membres du Conseil d’Administration et il doit être transmis au Président et au Vice-Président qui désignent une personne, membre de l’association, apte à répondre à chaque lettre. La réponse doit être présentée au Président et au Vice-Président et consignée dans un registre de gestion du courrier.
8.3 – Circulation de l’information
En dehors de l’information interne à l’association accessible à chacun des membres et pouvant faire l’objet d’une procédure de diffusion spécifique, il existe une information courante de la vie de l’association concernant en premier chef le Bureau, tel que notamment la collecte des demandes d’adhésion, pour laquelle les modalités de diffusion suivantes sont retenues :
- Toute information concernant l’association recueillie par l’un des membres du Conseil d’Administration, doit être communiquée aux autres membres du Conseil d’Administration, de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
- Toute information nécessitant une réaction rapide de l’association doit être transmise immédiatement à l’ensemble des membres du Bureau.
Article 9 : Compte Bancaire
Jusqu’à nouvel ordre, le Président et le Trésorier sont seuls mandataires du compte bancaire de l’association. Ils s’occupent des dépenses et rentrées d’argent. Le Trésorier est chargé de gérer le budget et de présenter, à la fin de l’exercice, la comptabilité de l’association qui présente au Conseil d’Administration.
La comptabilité de l’association reste à sa seule discrétion : tout membre actif peut demander à consulter le bilan comptable des exercices de l’association, sous réserve de ne pas les divulguer à des personnes extérieures à l’association.
Le Trésorier peut gérer seul les dépenses administratives de l’association telles qu’elles sont définies dans l’article 7 (courriers, photocopies, … etc). En revanche, dès lors qu’il faut décider du budget et des dépenses liées à un projet soutenu ou développé par l’association, le Trésorier devra en référer préalablement au Conseil d’Administration, à qui revient la charge de voter le budget à l’unanimité ; le Trésorier devra alors présenter les devis ou justificatifs nécessaires au vote du budget.
Article 10 : Réductions, droits et privilèges accordés aux membres
Les membres actifs et membres d’honneurs ont droit à des réductions de 10% sur les produits (physiques) vendus par l’association (figurines, jeux, etc) et de 20% sur les goodies, ou produits dérivés, portant la griffe de l’association ou de ses projets (T-shirts, stickers, etc…).
Ils pourront aussi, contrairement aux personnes extérieures à l’association, bénéficier d’un tarif « préférentiel » sur des créations telles que des illustrations ou des sites web : l’association n’ayant pas encore de charte précise régulant les tarifs pour les différentes prestations qu’elle pourrait proposer, ce tarif « préférentiel » reste pour le moment à la libre appréciation de l’association, sous réserve qu’il soit en dessous des prix du marché et des prix pratiqués habituellement par l’association.
Les membres actifs bénéficient aussi d’une réduction particulière liée au parrainage : si une demande d’adhésion parvient au Bureau avec précision du nom d’un parrain, ce dernier aura droit à une réduction de sa cotisation annuelle de 5%. Pour que le parrainage soit pris en compte, il faut que le parrain ait explicitement précisé, dans une lettre adressée au siège social de l’association, son intention de parrainer un nouveau membre.
Plus un membre actif parraine de nouveaux membres et plus il pourra cumuler de réductions sur sa cotisation, toujours selon l’équivalence (un nouveau membre parrainé = 5% de réduction sur la cotisation annuelle de base du parrain). On notera toutefois que cette réduction ne peut dépasser les 50% (dix membres parrainés), le parrain devant payer une cotisation annuelle minimum pour permettre de couvrir les frais administratifs le concernant.
Un membre d’honneur peut également parrainer ; ne payant pas de cotisation, il ne recevra toutefois pas de réduction particulière liée au parrainage.
Les membres sont libres de consulter l’exercice comptable de l’association.
Article 11 : Fréquence et modalités des réunions du Conseil d’Administration
Les réunions du Conseil d’Administration sont organisées à la demande justifiée d’un membre du Conseil d’Administration (adhésion, budget, problèmes divers, … etc). Le Conseil d’Administration s’accorde alors sur une date.
Les membres du Conseil d’Administration peuvent assister physiquement à la réunion, où utiliser un dispositif de visioconférence ou audioconférence, auquel cas ils préviendront au préalable le Président.
Pour prévenir les dysfonctionnements éventuels du dispositif de visioconférence ou audio conférence, il est préférable que le membre utilisant un tel dispositif précise au préalable s’il donne mandat de représentation à un membre présent physiquement ; il en avisera le Président. Le mandat de représentation n’entrerait alors en vigueur que dans le cas où un dysfonctionnement aurait effectivement lieu.
Les réunions du Conseil d’Administration dont tous les membres utilisent un dispositif de visioconférence ou audioconférence sont possibles et se déroulent selon un protocole identique aux réunions physiques. Cependant, une réunion physique est nécessaire pour les décisions suivantes : renouvellement du Bureau, remplacement d’un membre du Bureau, élection d’un nouveau membre du Conseil d’Administration, exclusion d’un membre du Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration se réunira au minimum une fois par an. Il n’est pas prévu de calendrier pour les réunions du Conseil d’Administration et les Assemblées Générales ; elles se décident dans les délais précisés par les statuts.
Les Assemblées Générales Ordinaires peuvent elles aussi se faire via visioconférence ou audioconférence afin de faciliter la participation des membres éloignés géographiquement. Les Assemblées Générales Extraordinaires, en revanche, requièrent la présence physique de tous les participants.
